ДонНТУ Портал магистров

Реферат по теме выпускной работы

Содержание

Введение

Информационная система управления перcоналом (HRIS) – это совокупность программных, аппаратных и организационных средств, предназначенных для автоматизации процессов управления персоналом на протяжении всего жизненного цикла работника, от набора и адаптации, до развития, оценки эффективности и увольнения. Современный HRIS отличается от простого учёта сотрудников тем, что поддерживает интеграцию данных из разных источников, обеспечивает аналитическую обработку, позволяет моделировать сценарии развития персонала и поддерживает принятие управленческих решений на уровне всей организации. Разработка принципов построения HRIS – задача системная, она требует согласования между бизнес-целями, требованиями к данным, нормами безопасности и юридическими ограничениями, а также учётом технологий, которые будут поддерживать устойчивоcть системы к изменениям во внешней среде и внутри организации.

Главная цель данной работы – сформулировать набор принципов, которые позволят создать гибкую, надёжную и безопасную информационную среду для управления персоналом, которая сможет обеспечить качество данных, прозрачность процесcов и эффективную аналитику для принятия управленческих решений.

1. Актуальность темы

В условиях цифровой трансформации бизнеса HR-функционал становится стратегическим драйвером конкурентоспособности. Актуальность разработки принципов HRIS обусловлена такими факторами:

  1. Рост объёма и разнообразия данных о сотрудниках т.е от персональных данных и кадровой истории, до данных о результативности, обучении(классификации) и благополучии на рабочем месте [5; 20].
  2. Потребность в оперативной и предиктивной аналитике для повышения эффективности найма, адаптации, удержания кадров и планировании рабочей силы в контексте демографических изменений, а так же мировых кризисов [3; 12].
  3. Требования по соблюдению законов о защите персональных данных, прозрачности обработки и аудируемости операций [28].
  4. Необходимость обеспечения устойчивых архитектур, соответствующих требованиям облачных и микросервисных решений, а также интеграции HRIS c финансовыми, ERP и системами планирования ресурсов [2; 11].
  5. Возрастающая значимость цифровой культуры и управления знаниями: HRIS становится не только учётной системой, но и основой системой для развития компетенций сотрудников и аналитики кадровых процессов [14; 19].

Таким образом, разработка принципов построения HRIS направлена на обеспечение не только точности учёта и контроля, но и поддержки стратегического планирования, оперативного принятия решений и эффективного управления данными в условиях динамичной сферы бизнеса.

2. Цель и задачи исследования

Цель данного исследования – определить и обосновать набор фундаментальных принципов построения HRIS, которые позволяют обеспечить согласованность между бизнес-целями, требованиями к качеству данных, безопасностью, архитектурной гибкостью и эффективной аналитикой. Формулировка целей предполагает не только теоретическую конструкцию принципов, но и практическую направленность, т.е создание безопасной и устойчивой информационной среды, которая поддерживает принятие решений на всех уровнях управления персоналом [1; 2; 4].

Основные задачи исследования:

  1. Провести обзор существующих подходов к управлению персоналом и сформировать основные принципы применимые в HRIS.
  2. Систематизировать требования к функциональной и архитектурной состовляющей HRIS, а так же к безопасности и качеству данных.
  3. Определить ключевые принципы по принятию решений, на основе реальный данных по управлению персоналом.
  4. Предложить критерии оценки эффективности внедрения HRIS и определить ожидаемые результаты.
  5. Сформировать практические рекомендации по внедрению HRIS в предприятия различного масштаба и отраслевой специализации.

3. Обзор существующих подходов и разработанных принципов

Знание существующих подходов и принципов позволяет связать HR-систему с бизнес-целями, правильно подобрать функционал и архитектуру, снизить риски несоответствия законодательным требованиям и обеспечить защиту и качество данных, что в свою очередь ускоряет стандартизацию процессов, улучшает аналитические возможности и облегчает управление изменениями при внедрении и масштабировании решения в зависимости от масштаба и специализации организации.

3.1 Классические модели управления персоналом

Классические подходы к управлению персоналом включают функциональное разделение на набор, адаптацию, развитие, мотивацию и удержание сотрудников, а также применение формальных процедур оценки и аттестации. В контексте HRIS эти принципы получают новую форму: данные по каждому циклу жизненного цикла сотрудника становятся единым источником правды, а процессы унификации и стандартизации обеспечивают внятность и повторяемость операций. Важным аспектом остаётся баланс между формализацией и гибкостью: классические модели дают структурную опору, но HRIS должен поддерживать адаптивные практики, позволяя учитывать уникальные особенности бизнеса, региональные нормы и специфику отрасли [1; 7].

В рамках принципов следует учитывать принципы модульности и повторного использования функциональных блоков, чтобы классические процессы легко интегрировались в современные архитектуры и поддерживались на протяжении всего жизненного цикла данных. На рисунке 3.1 представлен пример модели управления персоналом, в виде блок-схемы [11].

Рисунок 3.1 – Модель управления персоналом

3.2 Современные концепции HRIS

Современные концепции HRIS выходят за рамки простого учёта сотрудников и включают интеграцию модулей подбора персонала, управления компетенциями, обучения, оценки эффективности, компенсаций и благополучия. Особое внимание уделяется гибридным и облачным архитектурам, API-first подходу, микросервисам и обработке больших данных [2; 8].

Важные тенденции:

  1. Модульность и возможность внедрения поэтапно с минимальными рисками.
  2. Использование облачных сервисов для масштабирования и обеспечения доступности.
  3. Внедрение аналитических и предиктивных функций для прогнозирования потребностей в персонале, оценки рисков и моделирования сценариев [3; 12].
  4. Поддержка мобильности и удалённой работы через адаптированные интерфейсы и безопасный доступ [30].

Эти принципы обеспечивают не только хранение данных, но и их активное использование для стратегического планирования и оперативного управления. На рисунке 3.2 вы можете увидеть основные условия, необходимые для эффективного внедрения HRIS.

Рисунок 3.2 – Условия внедрения HRIS

3.3 Применяемые стандарты и нормативы

Эффективное построение HRIS требует соблюдения ряда стандартов и нормативов, включая:

  1. Безопасность и защита данных: ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27002, локальные законы о защите персональных данных (например, требования к хранению, обработке и переносу данных) [16].
  2. Качество данных и управление ими: принципы управления данными, метаданные, линейки данных и политика управления мастер-данными (MDM) [25].
  3. Эргономика и удобство эксплуатации: ISO 9241 по эргономике взаимодействия человека с системой, удобство пользовательских интерфейсов и доступность [24].
  4. Аналитика и ответственность: cтандарт ISO/IEC 20546 по анализу и обработке больших данных, а также отраслевые методики по HR-аналитике [28].
  5. Соответствие требованиям к аудитируемости и учёту: регламентируемые требования к ведению журналов и аудиту действий пользователей [13].

Соответствие этим стандартам обеспечивает законность обработки данных, их прозрачность и возможность аудита, а также поддержку международной и локальной деятельности организации.

4. Разработка принципов построения HRIS

Цель раздела – формирование комплекса принципов, охватывающих функциональные требования, архитектуру, безопасность и качество данных, а также аналитическую составляющую, необходимую для принятия решений по управлению персоналом.

4.1 Функциональные принципы

Функциональные принципы обеспечивают полноту учёта и пригодность данных для операций. Они включают в себя такие принципы:

  1. Полнота и совместимость данных один из важнейших принципов, ведь HRIS должен поддерживать полный набор данных по сотруднику, таких как: персональные данные, трудовую книжку, должности и организационную структуру, карточку компетенций, обучение, результаты аттестаций, показатели эффективности, бонусы и компенсации, данные о времени и посещаемости [1; 11].
  2. Модульность и переиспользуемость: функциональные блоки должны проектироваться как независимые модули с четкими интерфейсами, чтобы их можно было внедрять поэтапно и без значительных изменений в существующей инфраструктуре [2].
  3. Интегрируемость и открытые API: HRIS должен иметь нотацию API-first, поддерживая стандартизированные протоколы обмена данными (REST, GraphQL) и возможность интеграции с ERP, финансовыми системами, системами управления активами, сервисами бухгалтерии и т. д. [30]
  4. Поддержка бизнес-процессов: HRIS должен моделировать и автоматизировать ключевые процессы (набор, адаптация, развитие, оценка и вознаграждение, управление временем и отпуском) с учётом организационной структуры и законов бизнеса [14].
  5. Поддержка принятия решений: наличие инструментов для анализа, дашбордов и сценариев, а также предиктивной аналитики для прогноза потребностей в персонале, текучести кадров и влияния изменений в политике управления [3; 15].

4.2 Архитектурные принципы

Архитектурные принципы должны обеспечивать модульность, масштабируемость и возможность эволюции системы. Несколько архитектурных принципов:

  1. Открытая и модульная архитектура: система строится на слоистой архитектуре (presentation, appliсation, domain, data), допуcкающей замену компонентов без воздействия на остальное.
  2. Сервис-ориентированность и микросервисы: по мере роста масштабов можно переходить к микро-сервисной архитектуре с автономными командами владения и независимым циклом обновления.
  3. АPI-first и контрактное взаимодействие: все взаимодействие между модулями и внешними системами организуются через чётко определённые контракты API и обмен сообщениями [11].
  4. Управление данными на уровне архитектуры: выделение мастер-данных, управление ссылками между сущностями (сотрудник – должность – отдел – компетенции – обучение) и поддержка многоплатформенных рабочих сценариев [3; 25].
  5. Устойчивость и масштабируемость: проектирование под устойчивость к сбоям, мониторинг и автоматическое масштабирование(адаптивность) в облаке [30].

4.3 Принципы безопасности и конфиденциальности

Принципы безопасности и конфиденциальности, гарантируют защиту персональных данных и соответствие регуляторным требованиям:

  1. Конфиденциальность данных по замыслу «Privacy by Design» – концепция, которая предполагает внедрение механизмов защиты данных на этапе проектирования и разработки информационных систем. Приватность должна быть встроена ещё на этапах создания, а не как дополнение или последующий этап [16; 28].
  2. Идентификация и аутентификация: многофакторная аутентификация, единая точка входа(SSO) и строгие правила паролей.
  3. Шифрование – данные должны храниться и передаваться в зашифрованном виде (data at rest и data in transit):

    Data at rest – это информация, которая хранится или архивируется и не перемещается между устройствами или сетями. К таким данным относятся, например, файлы на жёстких дисках, в базах данных или облачных хранилищах.

    Data in transit – это данные, которые передаются из одного места в другое, например, через интернет или частную сеть. К таким данным относятся электронная почта, загружаемые файлы, сообщения, отправляемые через приложения.

    Таким образом, основное различие между понятиями в том, что данные на месте – стационарные, а данные в движении – активно перемещаются. Для защиты данных и на месте, и в движении как раз таки используется шифрование. Для данных на месте – на уровне диска или файла, для данных в движении – с помощью таких протоколов, как SSL, TLS и IPSec [16].

  4. Безопасность данных в облаке: выбор надёжного облачного провайдера, проведение регулярных тестов на проникновение и оценки риска, р езервное копирование и восстановление после сбоев [30].

4.4 Принципы качества данных и их управления

Принцип качества данных и их упрвления – подход, обеспечивающий достоверность, управляемость и пригодность данных для аналитики:

  1. Управляемость данных: наличие политики управления мастер-данными (MDM), определение ответственных за данные (dаtа stewards) и регламентов по данным.
  2. Полнота и точность: набор атрибутов сотрудника должен быть заполнен корректно и полно, регулярная проверка на пропуски и несоответствия.
  3. Своевременность: данные должны обновляться в реальном времени или в рамках заданных временных рамок.
  4. Управляемость изменений: контроль версий данных, отслеживание изменений и возможность отката.

4.5 Принципы аналитики и принятия решений

Принципы аналитики и принятия решений, необходимы для того, чтобы обеспечить связь аналитики с бизнес-целями и предсказуемость эффектов управленческих решений, вот несколько используемых принципов:

  1. Ориентированность под бизнес-цели: аналитика должна поддерживать показатели эффективности, которые имеют прямое влияние на бизнес-процессы и финансовые результаты [3].
  2. Гибкость и расширяемость аналитических моделей: возможность внедрения новых моделей, например, прогнозирования текучести, анализа корреляций между обучением и результативностью [25].
  3. Mетодология анализа: использование стандартных подходов к HR-аналитике, таких как Descriptive, Diagnostic, Predictive и Prescriptive Analytics, т.е для моделей применяются коэффициенты влияния, регрессионные и кластерные методы, а также простые показатели эффективности [13].

5. Оценка эффективности и планируемые результаты

Эффективность внедрения HRIS следует оценивать на нескольких уровнях одновременно: операционном, финансовом, в области качества данных и аналитической устойчивости, по степени пользовательского внедрения и по управленческой пользе.

С операционной точки зрения это означает сокращение циклов ключевых процессов - набор, адаптация, оценка и обучение – снижение числа ошибок ввода и повышение точности учётной информации.

С финансовой точки зрения ожидается уменьшение затрат на кадровый учёт и администрирование, снижение расходов на обработку данных и повышение окупаемости проекта за счёт экономии и влияния на производительность сотрудников. В части качества данных и аналитики стоит ожидать роста полноты и точности записей, улучшения доступности данных для анализа и принятия решений и уменьшения пропусков в источниках информации [12].

По критерию пользовательского внедрения оценивают уровень использования HRIS сотрудниками и менеджерами, долю процессов, переведённых в автоматический режим, и удовлетворённость пользователей.

Наконец, управленческая польза проявляется в влиянии HRIS на стратегическое планирование потребности в персонале, управление талантами, развитие лидерских компетенций и удержание сотрудников. Метриками могут служить время закрытия вакансии, доля автоматизированных процессов, точность данных, доля сотрудников с актуальными профилями, показатели текучести и коэффициенты удержания [18]. Для количественной оценки рекомендуют применять расчёт ROI, например: ROI = (совокупность и прирост выручки после внедрения минус затраты на внедрение и эксплуатацию, мы делим на затраты на внедрение и эксплуатацию). Полезно также сравнивать производительность сотрудников до и после внедрения по отделам, измерять точность прогнозов (например, через коэффициент корреляции между фактическими и прогнозируемыми показателями текучести и обучения) и фиксировать индексы вовлечённости и удовлетворённости пользователей по результатам опросов [12].

6. Практические рекомендации по внедрению

Внедрение HRIS следует начинать с чёткой стратегии и дорожной карты, где определяются цели проекта, выбирается подход мини-модульной реализации и планируются поэтапные релизы с выделением минимально жизнеспособного продукта (MVP).

Управление данными и миграция требуют отдельного плана с идентификацией источников, процедурами очистки и конвертации, контрольными чек-листами и тестовыми переходами для обеспечения качества [4; 29]. Одновременно необходимо организовать управление изменениями и обучение: активно работать с пользователями, проводить обучающие программы, готовить справочные материалы и применять методики change management для повышения принятия системы [2].

При выборе архитектуры и технологий нужно формализовать требования (монолит или микро?сервисы, облако или локальное размещение), обеспечить совместимость, масштабируемость и безопасность. Вопросы безопасности и соответствия подразумевают внедрение практик защиты данных, контроля доступа, аудитных процедур и регламентов реагирования на инциденты [28; 29; 30]. Управление рисками проекта включает идентификацию рисков, разработку мер по их снижению, организацию резервного копирования и стратегии восстановления. Интеграционные сценарии должны обеспечить слаженную работу HRIS с ERP, финансовыми системами, системами биллинга и аналитическими инструментами. Для поддержания работоспособности и повышения качества важно настроить мониторинг производительности, журналирование и обработку ошибок, а также регулярно обновлять систему и улучшать её на основе обратной связи пользователей.

Наконец, очень важно уделить особое внимание удобству пользовательского опыта: интерфейсы должны быть интуитивными и доступны на разных устройствах с учётом потребностей администраторов, менеджеров и рядовых сотрудников [24].

Заключение

Разработка принципов построения HRIS – это системный и стратегический процесс, требующий согласования между бизнес-целями, требованиями к данным, нормами безопасности и архитектурной гибкостью. Правильная реализация принятых принципов обеспечивает не только точность учёта и надёжность данных, но и мощную аналитику, поддержку принятия решений, улучшение эффективности бизнес-процессов и повышение вовлечённости сотрудников.

Успешный HRIS помогает организации управлять талантом на уровне стратегии и оперативной тактики, ускоряет процессы найма и адаптации, улучшает качество данных и обеспечивает соответствие регуляторным требованиям.

Всё это очень важно, в условиях постоянных изменений на рынке труда, так как регуляторная среда требует гибких и устойчивых решений, способных адаптироваться к новым сценариям и поддерживать рост организации через качественный человеческий капитал.

Список источников

  1. Романова, Ю. Д.; Винтова, Т. А.; Коваль, П. Е.; Музычкин, П. А. Информационные технологии в управлении персоналом: учебник и практикум для прикладного бакалавриата. – М.: Юрайт, 2015. – 291 с.
  2. Романова, Ю. Д.; Винтова, Т. А.; Коваль, П. Е. Информационные технологии в управлении персоналом: учебник и практикум для вузов – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2025. – 275 с.
  3. Волкова, И. А.; Евсеева, А. А. HR-аналитика. Аналитика данных в управлении персоналом: учебное пособие для вузов. – М.: Юрайт, 2024. – 105 с.
  4. Инюшкина, О. Г. Информационные системы управления персоналом (на примере конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 8.0»): учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: УрФУ, 2011. – 112 с.
  5. Малкова, Т. Б. Управление персоналом в цифровой экономике: учебное пособие. – М.: КноРус, 2021. – 240 с.
  6. Караваева, Е. Д. Управление организацией в условиях цифровизации: учебное пособие. – СПб.: Наукоёмкие технологии, 2020. – 68 с.
  7. Сорокин, А. В.; Прокопьев, А. В. Управление персоналом: учебное пособие для студентов всех форм обучения направления подготовки «Менеджмент». – 2-е изд., доп. и испр. – Рубцовск, 2021. – 68 с.
  8. Хан, Н.; Миллнер, Д. HR-аналитика: практическое руководство по работе с персоналом на основе больших данных / пер. с англ. Е. Серегиной. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2022. – 384 с.
  9. Кириёк, Е. HR-аналитика. Путеводитель по анализу персонала. – М.: Олимп-Бизнес, 2024. – 248 с.
  10. Беляцкий, Н. П. Управление персоналом: учебник для студентов учреждений высшего образования. – Минск: Вышэйшая школа, 2023. – 463 с.
  11. Kavanagh, M. J.; Johnson, R. D. (eds.). Human Resource Information Systems: Basics, Applications, and Future Directions. – 4th ed. – Thousand Oaks, CA: SAGE Publications, 2017. – 592 p.
  12. Marr, B. Data-Driven HR: How to Use Analytics and Metrics to Drive Performance. – London: Kogan Page, 2018. – 264 p.
  13. Байчурин, Ф. А. Обзор современных информационных систем, использующихся в сфере управления персоналом // Экономика и социум. – 2016. – № 4-2 (23).
  14. Зуева, З. В.; Катровский, Ю. А. Использование цифровых технологий в управлении персоналом // Бизнес-образование в экономике знаний. – 2021. – № 2 (19). – С. 64–67.
  15. Яворский, Н. К. Цифровые технологии в системе управления персоналом // Молодой ученый. – 2020. – № 19 (309). – С. 260–262.
  16. ISO/IEC 27001:2022. Information security, cybersecurity and privacy protection — Information security management systems — Requirements. – Geneva: ISO/IEC, 2022.
  17. Черпак, Е. В.; Илюхина, Л. А. HR-digital: цифровые технологии в управлении персоналом // Наука XXI века: актуальные направления развития. – 2019. – № 2-2. – С. 123–127.
  18. Володина, О. В. Использование искусственного интеллекта в управлении персоналом // Наука и искусство управления. Вестник Института экономики, управления и права Российского государственного гуманитарного университета. – 2022. – № 4. – С. 55–66.
  19. Косицына, С. В. Применение цифровых технологий в управлении персоналом // Вестник Самарского муниципального института управления. – 2024. – № 2. – С. 62–70.
  20. Макарова, Е. А. Ключевые технологии цифровой трансформации в сфере HR: тенденции в сфере управления персоналом в России // Международный научно-исследовательский журнал. – 2022. – № 1-3 (115). – С. 30–34.
  21. Соколов, Д. В. Цифровые компетенции в инновационной экономике // Управление наукой: теория и практика. – 2021. – Т. 3, № 4. – С. 74–80.
  22. Васильева, А. В. Организация работы по управлению персоналом на основе применения информационных технологий // Современные информационные технологии: интеграция наук и практики. – 2017. – С. 45–49. Репозиторий СГАУ
  23. Дмитриева, С. В. Цифровые технологии в управлении персоналом // Гуманитарный научный журнал. – 2020. – № 1. – С. 77–83.
  24. ISO 9241-210:2019. Ergonomics of human-system interaction — Part 210: Human-centred design for interactive systems. – Geneva: ISO, 2019.
  25. ISO/IEC 20546:2019. Information technology — Big data — Overview and vocabulary. – Geneva: ISO/IEC, 2019.
  26. Биглова, А. А. HR-DIGITAL: цифровые технологии в управлении персоналом // Экономические исследования и разработки. – 2021 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://edrj.ru/article/09-11-21
  27. Долженко, Е. Р. Искусственный интеллект и нейронные сети в управлении персоналом [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://grebennikon.ru/article-cdxf.html
  28. О персональных данных : федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. (в ред. от 24.06.2025 г.) // КонсультантПлюс: справочная правовая система [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/
  29. 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Описание решения [Электронный ресурс]. – Официальный сайт фирмы «1С». – Режим доступа: https://1c.ru/
  30. SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite [Электронный ресурс]. – Официальный сайт SAP. – Режим доступа: https://www.sap.com/products/hcm.html