Информационные системы: их использование в процессе управления
ШАРАПОВА В.М., ШАРАПОВА Н.В., БОРИСОВ И.А.
ФГБОУ ВО «Уральский государственный экономический университет», г. Екатеринбург
Информация:
Одним из направлений развития процессов управления персоналом является его автоматизация. На сегодняшний день требуется все более эффективное использование информационных технологий, в том числе в области управления персоналом.
Единое информационное пространство любой организации может поддерживаться системой электронного документооборота, электронной почтой, внутренним порталом и сайтом учреждения (интернет-порталом).
Создание системы электронного документооборота позволяет любой компании эффективно управлять большим потоком документов, а именно: внедрение системы упрощает процедуру создания и регистрации документов; обработки и контроля исполнения документов; сокращает время согласования и обработки документов; упрощает процедуру контроля исполнительской дисциплины; обеспечивает многократное использование документов; исключает потери документов; автоматизирует отслеживание маршрутов движения документов; совершенствует процедуры хранения и поиска документов; поддерживает разграничение доступа к документам.
Разработка системы электронного документооборота заключается в классификации документов организации, разработке форм, шаблонов и алгоритмов заполнения документов, в определении множества операций над документами, разработке маршрутных карт движения документов, в определении способа и инструментальных средств хранения, доступа и маршрутизации документов.
Важной составляющей информационной системы является внутренний портал, который служит инструментом трансляции информации, например, доведения приказов и распоряжений до сотрудников. В то же время портал – доступный инструмент нормативно-регламентной поддержки сотрудников и менеджеров учреждения.
Цели внутреннего портала:
- оперативный доступ к единому информационному пространству с учетом прав доступа, требований информационной безопасности и функциональных обязанностей сотрудника;
- разграничение прав доступа посредством настройки структуры портала на рабочее место пользователя;
- прогнозирование возможных проблем вследствие нехватки/ переизбытка персонала
- cтруктурированное представление информации единого корпоративного пространства, обеспечивающее быстрый поиск информации;
- создание в интерактивном режиме документов, обрабатываемых системой электронного документооборота (служебные записки, поручения, рабочие документы);
- создание и размещение на «Доске объявлений» различной информации по контролю исполнения документов и поручений (утверждение и внесение изменений в нормативные документы);
- размещение по итогам отчетного пе- риода информации о контроле исполнения (со- стояние исполнительской дисциплины, лучшие сотрудники и т.д.).
Доступ к внутренней информации предоставляется в соответствии с функциональными обязанностями сотрудника и штатным расписанием. Электронная почта также может быть информационным транслятором внутренней информации, через нее могут проходить: документы, требующие согласования; документы для ознакомления; запросы на предоставление информации; уведомления об изменении в существующих документах (штатного расписания, прав доступа, местоположения информационного ресурса и т.д.); информационные сообщения, связанные с контролем исполнения документов и поручений.
Интернет-портал организации служит средством внешней коммуникации. Его можно рассматривать как часть консультационно-информационных систем, поскольку информация, размещаемая на интернет-портале, может быть частью внутренней информации, а данные, получаемые при взаимодействии с контролирующими и другими организациями через интернет-портал, попадают в единое информационное пространство.
Построение информационных систем – достаточно сложный процесс, требующий вмешательства не только в информационную инфраструктуру учреждения, но и в его культуру. Поэтому, как и любой другой сложный проект, внедрение потребует значительных затрат и времени.
Основное содержание информационной системы – это обработка программами и информационно-коммуникационными технологиями информационных ресурсов (данных, знаний, информации). При создании информационной системы на первоначальных этапах действуют по принципу «как есть», т.е. автоматизируются существующие бизнес-процессы. Это позволяет в дальнейшем перейти на создание системы по принципу «как надо», т.е. к разработке информационной системы, отвечающей информационным потребностям организации – разрабатывается проект совершенствования имеющейся информационной системы.
Проект совершенствования информационной системы любого учреждения можно разделить на этапы: постановка задачи, предпроектный анализ (изучение учреждения как объекта информатизации, оценка потребности и возможностей для внедрения приложений), выбор методов, бюджета и сроков информатизации, определение подразделений и сотрудников для работы в информационных системах, определение экономической целесообразности развития системы.
Выбор методов информатизации зависит от существующего уровня информационной культуры учреждения. Процесс информатизации во многом определяется методами создания информационных систем. Все возможные варианты создания корпоративной информационной системы сводятся к следующим общим подходам [1; 3; 4]: создание собственными силами, приобрете- ние готовых информационных систем у фирм- разработчиков, а в ряде случаев используются привлекаемые консалтинговые компании или отдельные консультанты.
Ряд экспертов в области автоматизации предприятий отмечает, что около 60% всех российских предприятий используют разработки, созданные самостоятельно, и только 40% предприятий приобретают готовые информационные системы или оформляют заказ на выполнение индивидуальных программных комплексов.
При создании информационных систем путем приобретения готовых решений следует руководствоваться определенными критериями. Основной критерий выбора информационной системы – это соответствие информационным потребностям учреждения, применяемым методикам управления, уровню бизнес-процессов.
Создание информационных систем – дорогостоящий проект. Необходимо, принимая такое решение, еще на этапе концептуального проектирования сделать расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения информационной системы.
Эффективность информационной системы рассматривают в узком и широком смыслах. В узком смысле эффективность информационной системы – обеспечение информационных потребностей для управления учреждением с наименьшими затратами, а в широком – влияние информационных ресурсов на качество принимаемых решений для достижения целей учреждения [2; 3].
Эффективность внедрения информационной системы на предприятии зависит от степени охвата автоматизации процессов, как производственных, так и финансово-хозяйственных. Экономический эффект от внедрения информационной системы тем выше, чем больше процессов поддерживает система, но всегда нужно соотносить затраты на создание и возможные выгоды от внедрения информационных систем.
Вложение средств в создание информационной системы необходимо рассматривать как долговременные инвестиции. При этом большое значение приобретает комплексное выполнение работ на всех этапах жизненного цикла системы.
В современных условиях использование в организациях и учреждениях информационных систем и новых информационных технологий является важным условием для обеспечения их эффективной работы.
Информационные системы и технологии в современном мире становятся эффективным инструментом совершенствования управления организацией. Таким образом, для своевременного принятия управленческих решений, сохранения и обработки документации, передачи информации организация должна внедрять систему информационного обеспечения всех происходящих процессов, которые существуют на предприятии.
Литература
- Иванова, М.Д. Эффективность внедрения информационной системы в управлении пред- приятием / М.Д. Иванова, Ю.С. Булгатова // Вестник Бурятского государственного университета. – 2015. – № S2. – С. 286–290.
- Плахин, A.Е. Информационная безопасность предприятия / A.Е. Плахин // В сборнике: Экономическая безопасность субъектов хозяйствования: проблемы и механизмы обеспечения. – 2013. – С. 414–419.
- Voronkova, O.V. Implementation of an Information Management System for Industrial Enterprise Resource Planning / O.V. Voronkova, A.A. Kurochkina, I.P. Firova, T.V. Bikezina // Espacios. – 2017. – Т. 38. – № 49. – Р. 23.
- Салихзянова, H.A. Роль информационных систем в эффективном управлении современным предприятием / H.A. Салихзянова, Д.Х. Галлямова // Вестник Казанского технологического универ- ситета. – 2012. – Т. 15. – № 4. – С. 170–172.