Моя работа секретаря школы.
Я работаю секретарем в школе.
На самом деле – это не так легко, как может показаться на первый взгляд.
Моя работа заключается в ведении документации, поступающей в школу, регистрацию входящей документации, обработка, хранение, доведение до директора, рассмотрение резолюций начальства, своевременное доведение документа до исполнителей. Также составление приказов, исходящих писем и актов организации, их отсылка. Подчиняюсь я директору школы. В своей деятельности мы руководствуемся Уставом, приказами и указаниями муниципального образовательного учреждения, основными нормативно–методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка муниципального образовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.
С целью улучшения документационного обеспечения я как секретарь выполняю следующие должностные обязанности: обеспечиваю учет, регистрацию, контроль исполнения поручений директора, информационно– справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляю документационное обеспечение кадровой деятельности; организую подготовку необходимых документов для директора; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности. Осуществляю контроль исполнения документов, поручений и заданий директора. Веду запись на личный прием граждан, а так принимаю от граждан заявления для директора, и регистрирую их в журнале Регистрации обращения граждан
и слежу за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.
Так же у меня имеются и право: запрашивать для руководителя от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы; вносить на рассмотрение директора предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно– вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки. В своей профессиональной деятельности я взаимодействую с педагогическим, административным, учебно–воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности муниципального общеобразовательного учреждения. На практике я веду делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Мой труд характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.
Моя работа секретаря школы весьма многогранна. Я должна уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. К тому же и должна обладать набором определенных деловых и личностных качеств. Быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, Для эффективного выполнения своей работы я должна уметь организовать ее. При организации своего рабочего времени, так как нужно успеть сделать документы, расписать и успеть их отнести адресату, который может находиться в другом районе, но при этом мою работу, которая осталась никто делать не будет. В мои обязанности входит повседневная работа, которую я выполняю: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела, прибытие, выбытие учащихся, контингент школы. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и входят в основу моей работы как секретаря.