В 2001 году менеджеры по персоналу российских компаний стали активно интересоваться автоматизированными системами управления персоналом, которые решают не только задачи учета, но и позволяют собственно управлять человеческими ресурсами. Сейчас на российском рынке программного обеспечения представлено несколько таких решений.

До недавнего времени значительная часть систем управления персоналом, представленных на российском рынке, выполняли лишь учетные функции. Они реализовывали задачи автоматизации кадрового документооборота и расчета заработной платы. В сущности, управление человеческими ресурсами в этом случае сводили к фиксации неких результатов работы «post factum».

Однако у менеджеров по персоналу появилась потребность не только в составлении и ведении штатного расписания, кадровом учете, организации повышения квалификации сотрудников, но и управлении процессами обучения и развития персонала, мотивации, оценки и даже соблюдения корпоративной культуры.

Отечественные и западные разработчики автоматизированных систем почти одновременно задумались о развитии такого функционала в программном обеспечении. Причем это справедливо как для производителей дорогих систем управления ресурсами корпорации (ERP), так и для создателей специализированного софта для HRM.

Идеологи рассматриваемых ниже систем по-разному подошли к реализации автоматизации собственно управления (а не только учета) персонала. Пожалуй, они сошлись в одном. Так или иначе, в каждой из систем заложен некий набор свойств должностей, которые в различных вариантах своих совокупностей позволяют оценивать качественные и количественные характеристики человеческих ресурсов предприятия. А это уже дает основание для принятия управленческих решений, связанных с развитием персонала. Правда, в управлении персоналом есть сферы, которые сложно автоматизировать. Например, устранение конфликтов.

Разработчики системы БОСС-Кадровик сейчас дополняют свой продукт. В первой половине 2002 года в систему был добавлен функционал, позволяющий автоматизировать области отбора и расстановки кадров, оценки персонала, обучения, повышения квалификации, планирования карьеры; мотивации.

Разработчики компании АйТи каждую решаемую задачу увязали в систему, чтобы сохранить комплексность программного продукта. Для этого программистам АйТи необходимо было найти нечто общее между достаточно разноплановыми функциями комплекса мероприятий по управлению персоналом. Разработчики решили, что таким объединяющим понятием станет набор критериев, в качестве которых могут использоваться знания, навыки, компетенции и прочие требования, которые обычно определяются для конкретной должности и применяются к работникам. Совокупность перечисленных требований разработчики компании АйТи определили как профиль должности (ПД), который и стал недостающим звеном для полноценной реализации HR-функций.

В большинстве предприятий стандартным документом, который описывает профиль должности, является должностная инструкция (ДИ). Разработчики АйТи посчитали, что в случае автоматизации формального текста явно недостаточно. Необходим структурированный документ, содержащий регламентированные разделы. Профиль конкретной должности представляет собой некий список разделов. Формулировки в этих разделах разные, но их необходимо формировать на основании единой для всего предприятия базы требований, которая включает в себя знания, навыки, компетенции и прочие требования.

Профиль должности разработчики АйТи рассматривают как некое ядро, которое должно быть реализовано в системе БОСС-Кадровик в первую очередь. При этом база требований – это стандартизованный набор параметров, характеристик, которые формируются для данного предприятия без привязки к конкретной должности, но именно из набора разных требований формируется профиль конкретной должности.

Применение принципов профиля должности при отборе персонала позволяет автоматизировать процесс сбора и анализа сведений о кандидатах. Кандидаты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного предприятия.

На основании разработанных профилей должности можно также проводить оценку персонала. При отклонении показателей конкретного работника от профиля должности делают вывод о необходимости его обучения. В случае превышения показателей, заложенных в профиле занимаемой должности, можно включить сотрудника в кадровый резерв. А здесь уже недалеко до автоматизации планирования карьеры.

Описанный выше подход позволяет существенно расширить круг пользователей автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет посмотреть свой профиль и сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия.

«Стержнем» программы, которую разработала компания Астрософт, стало штатное расписание предприятия. Каждая должность представляется в виде набора функций, реализация которых требует наличия конкретных знаний и навыков. «Деловое Досье. Персонал» позволяет оценить степень соответствия компетенции сотрудника его обязанностям путем соотнесения деловых и личностных качеств человека с эталонным образцом. Данные по каждому сотруднику или кандидату заносятся в базу и в дальнейшем учитываются в требованиях к должностям, используются при проведении аттестаций, планировании обучения и так далее.

Программа включает в себя набор модулей «Найм», «Адаптация», «Обучение и развитие», «Кадровый мониторинг», «Мотивация и стимулирование», которые позволяют отслеживать и планировать все основные этапы профессионального роста работника. Отчеты, содержащиеся в каждом модуле, позволяют получить любую требуемую информацию. Кроме того, программа дает возможность топ-менеджерам оценивать эффективность управления персоналом: они могут отслеживать, каким образом расходуется бюджет на управление персоналом, в течение какого срока исполняются заявки на замещение вакансий.

Формирование политики управления персоналом является прерогативой руководителя и топ-менеджеров компании, но реализацией этой политики занимаются, прежде всего, руководители линейных подразделений, в чьем непосредственном подчинении находятся люди.

Благодаря автоматизированной системе управления «Деловое Досье» всем менеджерам компании предоставляется возможность оперировать информацией, связанной с управлением персоналом. Примером участия всего менеджмента в единой информационной базе может служить прием на работу нового сотрудника. Служба персонала внесла в систему все необходимые данные, когда новый сотрудник был еще кандидатом. В базе уже есть все формальные данные нового работника: возраст, образование, опыт работы, личностные характеристики, объем и уровень его профессиональной компетентности и т.п. Для решения задачи планирования стажировки нового сотрудника система предоставляет пользователю подготовленный шаблон плана стажировки на каждую позицию штатного расписания отдела. Остается откорректировать план с учетом индивидуальных особенностей сотрудника и в дальнейшем отслеживать этапы его реализации. Аналогично разрабатываются планы дальнейшей карьеры сотрудника в подразделении предприятия и в организации в целом, планы аттестации. С помощью информационной системы руководитель может формировать программы обучения сотрудников, принимая во внимание необходимость развития конкретных профессиональных качеств, опыт предыдущих программ обучения, а также бюджет, выделенный на обучение и развитие персонала.

Модуль «Управление персоналом» ориентирован на предприятия с полномасштабным кадровым учетом, включающим ведение личной карточки, военно-учетной информации и т.п., на организации с нестандартными структурами, содержащими внештатных работников, совместителей, надомников, географически разветвленную сеть представительств. Также система «Галактика» рассчитана на организации, хранящие подробные сведения о сотрудниках и создающие информационно-справочные системы по персоналиям. Состав хранимых в системе данных полностью охватывает утвержденные директивными органами личную карточку и типовую анкету, формирование штатного расписания по подразделениям и получение широкого спектра отчетов по штатному расписанию, а также много другой полезной информации. Например, фотографии сотрудников.

Планирование и управление штатами обеспечивает составление штатного расписания предприятия с указанием основных характеристик рабочих мест. Впрочем, функционал «Галактики» позволяет ввести дополнительные характеристики, состав которых определяет пользователь системы. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. По каждому рабочему месту можно составить список сотрудников, входящих в резерв на замещение должности. Руководство предприятия, используя функционал системы «Галактика», может формировать планы поощрений, должностных перемещений, проведения корпоративных мероприятий, связанных с определенными событиями в жизни персонала, как по отдельным сотрудникам и категориям, так и по всему предприятию в целом.

Программный продукт решения «АиТ/Управление персоналом» представляет собой программно-методологическую систему высокой степени готовности к использованию. По утверждению разработчиков (компания АиТ), программа успешно адаптируется под реальные условия конкретного заказчика.

Система «Управление персоналом» содержит в себе широкий спектр уже привычных учетных функций. Расширенный диапазон инструментов учета и контроля также позволяет менеджменту предприятия реализовывать задачи управления человеческими ресурсами. Например, подбор сотрудников происходит на основе обязательных градуированных учетных параметров и анализа соответствия сотрудников требованиям, предъявляемым функциональным обязанностям.

Системы всеобщего планирования ресурсов корпорации (ERP - Enterprise Resource Planning) выполняют задачи эффективного управления всеми сферами и аспектами деятельности предприятия. Для этого необходимо решить задачи оптимального расходования ресурсов, их восполнения, контроля за качеством ресурсов, контроля за соблюдением технологической дисциплины и т.п.

Конкретный состав ресурсов предприятия зависит от его профиля. Однако существуют общие ресурсы, присущие каждой сфере деятельности: финансовые, материальные, информационные и человеческие. Управление персоналом в системах класса ERP неразрывно взаимосвязано с управлением всеми остальными сферами деятельности предприятия.

ERP-системы относят к наиболее сложным и дорогостоящим программным решениям для автоматизации процессов управления предприятием. Внедрение ERP занимает несколько лет, при этом значительная часть проекта состоит из консалтинговых мероприятий. Стоимость подобного решения исчисляется в десятках миллионов долларов США.

Очевидно, что современному предприятию необходима комплексная система, которая решает не только задачу автоматизации управления человеческими ресурсами. Любая самая современная система управления персоналом должна совмещаться с другими программными продуктами, внедренными на предприятии. Впрочем, любая современная система управления персоналом может быть легко интегрирована с системой ERP. Известны случаи, когда руководство предприятия, устав от тянущегося годами внедрения ERP, для ускорения процесса вместо «родного» модуля управления персоналом дорогостоящей системы, выбирало более «легкую» HRM-систему. Как правило, при умелом консалтинге внедренческим компаниям удается успешно интегрировать такие программные продукты.

На российском рынке наибольшее распространение получили такие ERP-системы, как «тяжелые» SAP R/3, BAAN, Oracle, решения для средних предприятий Concorde XAL, Axapta и т.п. Каждый из этих программных продуктов обладает целым рядом уникальных свойств, которые делают их наиболее адаптированными под определенные отрасли деятельности. Модули управления персоналом из этих систем обладают всем необходимым функционалом для стратегического и оперативного управления человеческими ресурсами. Как это и предполагает идеология ERP, управление персоналом в этих системах тесно взаимосвязано с другими управленческими процессами. Для российского потребителя такие системы предлагают широкие возможности по адаптации программных продуктов для нужд конкретного предприятия. Однако, несмотря на свою гибкость, западные системы управления (любые) предполагают некий алгоритм принятия решений, который должен присутствовать на предприятии. Для успешного внедрения таких систем требуется провести риинжиниринг всей системы управления предприятием. Далеко не каждый российский менеджер способен позволить себе в корне изменить всю идеологию управления предприятием. Именно это (а не высокая стоимость) считается причиной неудачных внедрений ERP-систем.

На мировом рынке известны также такие системы управления персоналом как my SAP Human Resourses (mySAP HR) и PeoplSoft. В России о случаях внедрения таких систем неизвестно. Официальных представителей разработчиков этих продуктов в РФ нет.

Под маркой PeoplSoft представлено несколько программных продуктов. Среди них система класса ERP (по функционалу близкая к «тяжелым» ERP), а также отдельный программный продукт для автоматизации управления персоналом. Разработчики заявляют, что это решение подходит для нужд предприятий любого размера, значительный упор делается на невысокие затраты, связанные с внедрением.

Система mySAP HR ориентирована на небольшие предприятия, правда, в ее описании есть оговорки о возможности масштабирования системы в случае развития предприятия. Алгоритмы управления, заложенные в my SAP Human Resourses и PeoplSoft, ориентированы на западные компании, которые реализуют стандартную для Европы и США модель менеджмента. Управление персоналом в РФ часто строиться не только по другим, часто уникальным правилам, но еще и осложнено запутанной системой отчетности перед различными государственными структурами.

Использование модуля управления персоналом Oracle Applications R11 (Oracle Human Resources) позволяет решать задачи планирования организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации (ситуационный анализ «что если»). Кроме того, в системе предусмотрено планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников (ОКПДТР и пр.). В Oracle Human Resources также реализован персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников. В модуле есть возможность анализа и ведения отчетности по типовым государственным формам, а также по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативного анализа данных и поддержки принятия решений на базе технологии OLAP.

На петербургском рынке активно продвигается комплексная система управления Axapta (внедренческая компания АНД Проджект). Она обеспечивает сотрудникам предприятия работу со всей необходимой информацией.

Для решения задачи управления мотивацией персонала Axpata предоставляет соответствующие инструменты. По утверждению внедренцев, в отличие от специализированных систем они полностью интегрированы с учетной и плановой системой предприятия. Основной принцип управления - «работать от цели». Именно так организуется работа модуля HR Management в Axapta. Стратегическая цель компании, выраженная в цифрах и качественных показателях, спускается на уровни подразделений, отделов и отдельных сотрудников.

Каждый сотрудник с момента собеседования получает свой профиль, который в течение всего времени находится в поле зрения HRM (даже если сотрудник не работает в компании, а остается «кадровом резерве»). Кроме профиля сотрудника в системе предусмотрен профиль рабочего места.

Система позволяет автоматически провести многокритериальное сопоставление профилей различных кандидатов с профилем рабочего места, чтобы определить оптимального кандидата для приема на работу - с точки зрения достижения им требуемой компетенции.

Управление обучением и развитием тоже полностью реализовано в Axapta, утверждают специалисты компании АНД Проджект. Система обеспечивает автоматизированный учет потребностей в обучении и необходимых ресурсов, создание групп, подготовку расписания, мониторинг проходящего обучения и автоматическое введение его результатов в личные профили сотрудников.

В системе автоматизирована система оценки персонала - проведения тестирований, анкетирования и собеседований. Система предлагает конструктор анкет, средства планирования (календарь собеседований), возможности накопления и анализа информации. Персональные результаты связываются с профилями сотрудников, позволяя оценивать темпы роста и достижений намеченных личных результатов.

Axpata имеет несколько управленческих контуров. Система позволяет автоматизировать ведение оргструктуры компании - штатного расписания, системы компенсационных пакетов, обеспечивая графическое представление структуры компании в виде иерархического дерева, матричной или проектной структуры, в виде проектных групп. Кроме того, система полностью автоматизирует управление рабочим временем. В Axapta мощный блок статистической и управленческой кадровой отчетности показывает историю и динамику работы, предлагает графическую интерпретацию данных - в виде графиков и диаграмм.

По мнению специалистов АНД Проджект, плюсы Axapta именно в том, что это изначально единая система. Все данные вводятся в нее один раз, после чего они доступны для использования в том виде и в той комбинации, которая нужна конкретному специалисту.

Выбирая информационную систему управления персоналом, необходимо обратить внимание на проработанность областей, необходимых для решения нужд конкретного предприятия. Разработчики отечественных систем автоматизации и внедренческие компании, специализирующиеся на западных программных продуктах, сходятся в том, что выбор системы автоматизации зависит от задач, которые она призвана решать. Универсальных решений, полноценно удовлетворяющих нужды предприятий разных отраслей, размеров и моделей менеджмента, не существует.