Основным средством сокращения затрат времени менеджеров по персоналу на исполнение функций по подбору, найму, увольнению, перемещению работников является автоматизация кадровой деятельности. Специальные кадровые программы с каждым годом все шире внедряются в практику управления человеческими ресурсами. Какие же программы должны работать в отделе кадров, и каковы необходимые критерии их выбора?Уверенно можно утверждать, что набор из 10 критериев позволит любому менеджеру по персоналу принять единственно верное решение. Может, кому-нибудь хватит и 5-6.

Первый критерий — «родная» операционная система. Этот выбор определяет будущие возможности программы (функцию «N» в этой системе выполнить можно, а функции «Y» в ней, увы, нет). Мы не будем рассматривать мощные и сложные системы (Linux, Novell, FreeBSD, BeOS, OS/2, SunSoft Solaris и т.д.), остановимся только на наиболее распространенной в России продукции Microsoft. Казалось бы, зачем? Если года два-три назад еще были вопросы «под DOS»—«под Windows», то сегодня... идет весна 2001. Уже появились WindowsNT5-2000 и WindowsME. Однако по-прежнему предлагается очень много кадровых DOS-программ. Конечно, производители старых программ это не афишируют, благо DOS-программы всегда запускаются под Windows 95-98-NT4- NT5/2000-ME. И даже иногда корректно работают. Но там нет удобного интерфейса, например такого, где одновременно вы можете открыть несколько окон, где есть графика, стыковка по документам (не *.txt из DOS, а *.doc/*.rtf из WinWord) и т.д. Увы, всего этого в DOS-программах нет и быть не может.

Второй критерий — специализированность. Рассмотрим в качестве примера наметившуюся в последнее время грустную тенденцию. Бухгалтерские программы (их в России производит не одна сотня фирм), естественно, содержат чуть-чуть сведений отдела кадров, в частности ФИО, дату рождения, дату приема и т.п. Но именно чуть-чуть! И если раньше эти программы назывались просто — «Бухгалтерия», то теперь гордо — «Зарплата и кадры». Нет там кадров! Ведь менеджеру по персоналу нужен не куцый набор окон для нужд «посмертного учета», не скромный набор данных, встроенных в общую систему управления, а самостоятельные программы, созданные исключительно для целей кадрового учета. Как говорится, «кесарю — кесарево...». Как проверить? Очень просто: посмотрите учетную карточку штатного сотрудника. Если количество полей (окон, таблиц) меньше 70—80, то стоит ли рассматривать такую программу как вариант покупки? Думаю, что нет.

Третий критерий — сетевая версия. Для начала важно проверить, есть ли вообще сетевая версия (то есть одновременная работа на двух и более ПК). Дальше — самое интересное: сетевая цена. Что вам выгоднее: 2 руб./шт. или 4 руб./шт.? Может оказаться, что 5! Посмотрите, как цена изменяется для 2-го, 3-го... 10-го компьютера. Например (4+1+1+1) меньше (2+2+2+2). Сравните программы и посчитайте хотя бы для 3—4 пользователей! Ведь даже для «средней» компании эти 3—4 места — норма: менеджер по персоналу, табельщик, инспектор отдела кадров, директор по персоналу. О финансовом директоре и генеральном (это уже 5 и 6 места) помолчим. Сравнили?

Четвертый критерий — выбор дополнений. Можно сказать, дополнений «из чужого опыта». Конечно, есть какое-то ядро программы, нужное всем. А сверх ядра? Ведь нет программы для любой компании, зато есть близкие функции у разных компаний. И если поставщик работает давно, если программа пользуется популярностью, у него есть готовые наработки на многие случаи жизни. Кстати, наработки должны быть готовыми (это «рождено жизнью» в фирме Х, а не предложено написать самим — зачем мучиться-то?). Сколько может быть таких готовых дополнений? Чем больше, тем лучше.

Пятый критерий — защита от случая. Все люди — все могут ошибаться. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения («...Вы действительно хотите уволить...»). В случае ошибочных действий программа должна их блокировать. Как проверить? Например, попробуйте «принять» двух сотрудников на одну должность — как среагирует система? Или попробуйте выйти без сохранения данных...

Шестой критерий — стабильная работа. Попросите демонстрационную версию и посмотрите, как она будет работать. Не нужен деморолик (это же только набор картинок), не нужна презентация в офисе поставщика (там же все «вылизано», -и все будет прекрасно), а нужна установка именно на вашем ПК. У многих программ демонстрационной версии нет.

Седьмой критерий — интуитивно понятный интерфейс. Интерфейс — это то, что вы видите на экране (окна, кнопки и т.п.). Задайте себе вопрос — вам удобно в этой программе? Или вы путаетесь в маленьких иконках, долго не можете найти искомое?

Восьмой критерий — скорость работы. «Будет работать» и «нормально работать» — это далеко не одно и то же. Вы же не хотите между щелчками мыши успеть выпить кофе или покурить? Сколько памяти в ПК нужно для данной программы? Какой нужен процессор? Кстати, когда вам оставят демонстрационную версию, тогда и проверите.

Девятый критерий — конфигурация «под клиента». Это своего рода дополнение четвертого критерия. Как правило, фирмы имеют много пожеланий. Однако большие компьютерные компании, гордые своей солидностью и мощью, никогда не опустятся до «таких мелочей» (по крайней мере, за те деньги, что вам выделены шефом). Действует принцип «застойных» времен: или покупайте что есть, или идите. С другой стороны, одиночный разработчик или мелкая фирма с радостью возьмутся, да только «сил не хватит». Поэтому будьте осторожны, выбирая поставщика...

Десятый критерий — возможности стыковки. Стыковка с другими программами жизненно необходима, более того, это основной козырь фирм-поставщиков при продажах бухгалтерских программ и систем управления предприятием. Но ведь речь-то не только и не столько о них! Стыковка с ними есть у очень многих (в той или иной форме). А вот создать стыковку с другими кадровыми программами — например тестирования, анкетирования, обучения, составления CV, web-порталом с вакансиями и т.п. — это-то где?!

Вы можете спросить: «а цена?» Вообще говоря, цена формируется в зависимости от того, для скольких рабочих мест предназначена программа, оплачиваются ли дополнительно отчеты, гарантия и т.д., и т.п. Поэтому необходимо смотреть на цену всего желаемого вместе и соответственно сравнивать близкие конфигурации. Большие и мощные программы различаются между собой достаточно сильно, однако имеют ряд общих элементов — учетную карточку сотрудника, приказы, документы, табель и отпуска, больничные, штатное расписание, отчеты и выборки.

Рассмотрим некоторые, самые важные из них. Например, госкомстатовская карточка «Т-2» содержит 55 окон и таблиц. Этого, увы, для реальной работы не хватает. Самая полная карточка (у одного из лидеров) — более 130 полей. Другой элемент — отчеты (выборки, поиски и т.д.). Заранее сказать, какой фильтр по данным будет необходим, просто нереально. Но понятно, что 10—20 отчетов в программе — слишком мало. Обычная практика — 100—150 отчетов. Если нужно больше — потребуются дополнительные деньги. Хотя есть и счастливые исключения: сейчас в одной из программ максимум отчетов — 9606. Представьте себе, как экономится время при поиске необходимой информации за доли секунды!

Еще нюанс — точное соответствие распоряжению Госкомстата. Старое постановление от 30.10.1997 № 71а недавно заменено на новое от 29.12.2001 № 136, но многие разработчики программ и о старом-то не слышали. А зря! Уже штрафуют, и сильно...

Еще аспект — доработки. Некоторые фирмы идут по пути смешного минимума-стандарта и поставки специальной утилиты для доработки. Хорошо ли это? В последние годы преобладает обратная тенденция «хочу все и сразу». Хотя, конечно, это может быть следствием сложности самих утилит доработки для рядового пользователя или бешеной дороговизны услуг по сопровождению (как говорится, «сели на иглу»).

Ну и о самом главном — итоговой цене. «Смешные» цены в $100—200 — явный показатель урезанности (недоделанности) программы или попытки получить деньги сначала за одно, потом за другое, третье... В то же время выкладывать $1000—3000 за программу как-то не хочется. И не надо! Вполне реально за $500—700 подобрать под свои (и только свои!) нужды программу со всем необходимым инструментарием и количеством рабочих мест.