English
ДонНТУ   Портал магистров

Разработка программного модуля для процесса планирования рабочего времени сотрудников предприятия

Содержание

Введение

Информационные технологии играют все более важную роль в деятельности современных предприятий, преобразуют организацию его бизнеса, изменяют инструментарий управления фирмой, а также методы работы менеджеров. Определение путей повышения эффективности управления предприятиями на основе применения современных информационных технологий является актуальной проблемой.

Основной целью работы является проектирование и программная реализация объектов, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования рабочего времени сотрудников предприятия с последующим контролем его выполнения, с использованием средств системы «1С: Предприятие».[1]

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью поиска механизмов и инструментов повышения эффективности управления предприятиями. Информационные технологии реорганизуют управленческие отношения. Непременным условием успешной работы является анализ информации о положении фирмы. Информатизация данного процесса позволяет существенно повысить эффективность подготовки и принятия управленческих решений. Дипломный проект представлен пояснительной запиской, которая состоит из пяти частей, которые представлены ниже.

Анализ основных процессов учета рабочего времени, в данном разделе приведено описание основных объектов, которые сопутствуют данному процессу.

Описание существующих программных систем учета рабочего времени. Представленное описание, позволяет определить требования к функционалу систем подобного назначения.

Постановка задачи на разработку системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия средствами среды «1С».[2]

Проектирование системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия средствами среды «1С», в данном разделе выполнено построение диаграмм визуализации процессов, характерных для данной предметной области, представлена диаграмма классов для объектов, которые будут реализованы в среде «1С».

Описание программной реализации системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия средствами среды «1С». В данном разделе приведены разработанные формы и модуля объектов системы «1С», обеспечивающих функционирование системы планирования и контроля выполнения организационно-технических мероприятий. Полученные результаты в дальнейшем могут быть использованы при формировании стратегии снижения издержек предприятия, при разработке программ развития предприятия.

1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ ПРАКТИКИ

Целью данного проекта является проектирование и программная реализация объектов, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования рабочего времени сотрудников предприятия, с последующим контролем его выполнения, с использованием средств системы «1С: Предприятие».

Объектом исследования является процесс планирования рабочего времени сотрудников предприятия.

Предмет исследования – модели, методы, алгоритмы процесса управления производством, системы автоматизации «1С: Предприятие».

Задача, поставленная в рамках выполнения дипломного проекта, проектирование и программная реализация системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия, с инструментами ведения контроля выполнения заданий.

В соответствии с проведенным анализом существующих систем планирования мероприятий и учета рабочего времени, перед разрабатываемой системой поставлены следующие задачи:

  1. Провести исследование современных систем планирования мероприятий и учета рабочего времени и искусственного интеллекта в системе управления предприятием;
  2. Проанализировать ведение учета заявок на выполнение различных заданий в рамках рабочего процесса;
  3. Разработать модели, структуры интеллектуальной системы планирования мероприятий и учета рабочего времени;
  4. Разработать алгоритмы оптимизации (согласование заявок между заказчиком и исполнителем без участия руководства; контролирование лимитов заказчиков и исполнителей бюджета и трудового ресурса возможность сортировки и фильтрации заявок по выбранным признакам; автоматическая генерация планов всех видов и для всех отделов) процессов управления и планирования, обеспечивающих повышение производительности;
  5. Оценить эффективность алгоритмов и осуществить контроль его выполнения, с использованием средств системы «1С: Предприятие».

Рассмотрим описание каждой задачи более подробно.

Ведение учета заявок мероприятий. Система должна позволять хранить все активные заявки на мероприятия и все их реквизиты.

Согласование заявок между заказчиком и исполнителем без участия руководства. Система должна позволять исполнителю видеть заявки, оставленные в его адрес. Исполнитель и заказчик должны иметь возможность откорректировать в заявке такие атрибуты, как «Срок исполнения заявки», «Приоритет», «Трудоемкость Н\Ч», «Сумма финансирования».

Контролирование лимитов заказчиков и исполнителей бюджета и трудового ресурса. В систему должны быть введены сведения о максимально возможном объеме заявок на данный период в денежном и трудовом выражении. При вводе новой заявки система должна осуществлять контроль соблюдения лимита стоимости и трудоемкости запланированных мероприятий на данный период.[3]

Возможность сортировки и фильтрации заявок по всем признакам. В системе должна быть предусмотрена возможность просмотра заявок с последующей сортировкой и фильтрацией по любым атрибутам заявки.

Автоматическая генерация планов всех видов и для всех отделов. На основании введенной первичной информации система должна генерировать планы для всех отделов на любой требуемый период времени.

Обеспечение должного уровня безопасности информации. Система должна разграничивать права пользователей. Нужно предусмотреть парольную аутентификацию.

2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ НА РАЗРАБОТКУ СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Общая постановка задачи

Целью данного дипломного проекта является проектирование и программная реализация объектов, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования рабочего времени сотрудников предприятия, с последующим контролем его выполнения, с использованием средств системы «1С: Предприятие».

Объектом исследования является процесс планирования рабочего времени сотрудников предприятия.

Предмет исследования – модели, методы, алгоритмы процесса управления производством, системы автоматизации «1С: Предприятие».

Задача, поставленная в рамках выполнения дипломного проекта, проектирование и программная реализация системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия, с инструментами ведения контроля выполнения заданий.

В соответствии с проведенным анализом существующих систем планирования мероприятий и учета рабочего времени, перед разрабатываемой системой поставлены следующие задачи:

  1. провести исследование современных систем планирования мероприятий и учета рабочего времени и искусственного интеллекта в системе управления предприятием;
  2. проанализировать ведение учета заявок на выполнение различных заданий в рамках рабочего процесса;
  3. разработать модели, структуры интеллектуальной системы планирования мероприятий и учета рабочего времени;
  4. разработать алгоритмы оптимизации (согласование заявок между заказчиком и исполнителем без участия руководства; контролирование лимитов заказчиков и исполнителей бюджета и трудового ресурса возможность сортировки и фильтрации заявок по выбранным признакам; автоматическая генерация планов всех видов и для всех отделов) процессов управления и планирования, обеспечивающих повышение производительности;
  5. оценить эффективность алгоритмов и осуществить контроль его выполнения, с использованием средств системы «1С: Предприятие».

2.2 Определение этапов решения поставленных задач

Для решения задач, необходимо произвести реинжиниринг бизнес-процесса по ведению планирования рабочего времени сотрудникам предприяти. Что даст возможность подготовить основные объекты и выявить механизмы автоматизации бизнес-процессов, что в свою очередь должно позволить улучишить показатели деятельности предприятия.

В соответствии с предлагаемой концепцией необходимо выполнить следующие задачи.

Организовать процесс составления рабочего времени напрямую между заказчиком и исполнителем, без участия генерального директора. Это позволит значительно ускорить процесс принятия решения о мероприятии и его параметрах. В то же время это не приведет к бесконтрольному появлению заявок, так как заявка попадает в план только после утверждения генеральным директором.

Возложить функции контроля за исполнением заявок на начальников отделов, являющихся заказчиками мероприятий. Таким образом, проверку качества и сроков выполнения заявки будет выполнять непосредственно заинтересованное лицо. Необходимо также возложить ответственность за исполнение мероприятий на заказчиков мероприятий, а не на исполнителей. В этом случае заказчик не станет подавать излишние низко приоритетные заявки.

Определить лимиты денежных и трудовых ресурсов отделов, определить приоритеты между различными планами. Это позволит адекватно оценивать возможности отделов и вынудит рационально расставлять приоритеты между задачами, что в свою очередь позволит избежать планирования излишних мероприятий.

2.3 Требования к разработке пользовательского интерфейса и главного меню

При проектировании меню необходимо выполнить следующую последовательность работ:

  1. проектирование содержания меню;
  2. проектирование формы меню;
  3. программное обеспечение меню.

Проектирование содержания меню требует изучения предметной области и обоснования состава задач, образующих функциональную часть системы, и их иерархической взаимосвязи. Для этого требуется выяснить должностные обязанности пользователя системы, которые зависят от назначений подразделения, в котором он работает.[4]

Согласно стандарту CUA (Common User Access) при проектировании меню необходимо придерживаться следующих правил:

  1. пункты меню не нумеруются;
  2. название пунктов меню должно быть коротким;
  3. пункты, к которым часто обращаются, должны быть расположены в начале меню;
  4. логически взаимосвязанные пункты всплывающего меню объединяются в группы и могут получить свои подзаголовки.

2.4 Требования к разработке форм входной и выходной информаци

Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие этапы:

  1. проектирование содержания экранной формы;
  2. проектирование ее формы представления (формы экрана);
  3. программное обеспечение экранной формы.

Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной последовательности экранных форм и правил перехода между ними. Следует обратить особое внимание на контроль правильности вводимой информации, поскольку основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не машины.

Универсальным методом контроля является визуальный контроль. Для этого необходимо предусмотреть предварительный ввод информации во временные переменные, иначе исправление ошибки потребует корректировки файла.

Контроль количественных реквизитов может состоять в проверке на соответствие области допустимых значений. Повышение достоверности при вводе реквизитов-признаков может быть достигнуто за счет того, что они не вводятся с клавиатуры, а выбираются из предложенного на экране списка. Для выполнения поставленных задач интеллектуальной системе требуется следующая входная информация:

  1. информация об отделах предприятия: полное наименование, сокращенное наименование, фамилия руководителя, имя руководителя, отчество руководителя, телефон городской, телефон местный, электронная почта, бюджет исполнителя, нормо-часы исполнителя, бюджет заказчика, нормо-часы заказчика;
  2. информация о категориях всех видов планов: вид плана, сокращенное наименование вида плана, тип плана, сокращенное наименование типа плана, раздел плана, сокращенное наименование раздела плана, ответственный;
  3. информация о заявках на мероприятия: вид плана, тип плана, раздел плана, наименование выполняемых работ, заказчик, исполнитель, дата поступления заявки, дата включения в план, срок исполнения заявки, приоритет, трудоемкость Н\Ч, сумма финансирования, согласовано, утверждено, % выполнения, дата выполнения, примечание.

В результате своей работы система должна предоставлять следующую выходную информацию:

  1. список заявок на мероприятия со всеми реквизитами с возможностью их сортировки и фильтрации по всем реквизитам;
  2. список заявок, ожидающих согласования с конкретным исполнителем;
  3. список заявок, готовых к утверждению генеральным директором;
  4. список заявок, ожидающих исполнения конкретным исполнителем;
  5. планы мероприятий всех видов и отчеты в соответствии с формами, утвержденными на предприятии: постояннодействующие планы, разовые планы, ежемесячные планы по отделам, отчеты о завершенных заявках по исполнителям, отчеты о незавершенных заявках по исполнителям, отчеты о завершенных заявках по заказчикам, отчеты о незавершенных заявках по заказчикам, отчеты о выполнении заявок по всему предприятию.

2.5 Обоснование выбора среды разработк

Разработка системы будет осуществляться в среде «1С: Предприятие», это обусловлено следующими преимуществами данной системы:

  1. возможность принимать обоснованные управленческие решения на основе удобных форм отчетности с детальной расшифровкой любых показателей и интерактивных средств анализа;
  2. повышение эффективности бизнеса за счет автоматизации рутинных операций, ведения учета в реальном масштабе времени, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях;
  3. без крупных затрат времени и денег обеспечена перенастройка системы при изменении масштабов бизнеса, подходов к управлению, развитии территориальной структуры;
  4. гарантированное профессиональное сопровождение системы;
  5. высокая эффективность ежедневной работы при подготовке рабочих документов и отчетов;
  6. развитые средства планирования, анализа и контроля деятельности;
  7. единое информационное пространство способствует организации четкого взаимодействия подразделений и сотрудников;
  8. уменьшение рутинной работы;
  9. учет ближе к потребностям реального бизнеса;
  10. полное соответствие действующему законодательству обеспечивает регулярная информационно-методическая поддержка «1С: Бухгалтерия»;
  11. современный комплекс инструментальных средств и технологий для разработки, модификации, администрирования и сопровождения;
  12. реальная открытость системы, все прикладные решения поставляются с открытыми исходными кодами – всегда можно посмотреть как работает программа, и при необходимости изменить бизнес-логику;

Все это говорит о том, что для разработки системы удобно использовать платформу «1С: Предприятие».

2.6 Определение требований к структуре базы данных разрабатываемой системы

Для функционирования проектируемой системы необходимы следующие справочники:

  1. «фирмы»;
  2. «проекты»;
  3. «договоры»;
  4. «пользователи»;
  5. «задачи»;
  6. «виды работ».

Документы, которые необходимо разрабтать:

  1. «задачи»;
  2. «проекты»;
  3. «акт выполнения».

Отчеты необходимые для получения информации:

  1. «задачи план»;
  2. «задачи факт».

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Определение общей концепции проектируемой системы

Грамотная постановка и своевременный контроль исполнения поручений в организации – это одни из важнейших составляющих её успеха. Существует немало способов постановки и контроля задач, это и диаграммы Ганта и различные ремайндеры и инструменты по работе с задачами и даже доска с мелом и ежедневными совещаниями, когда полдня ставится задача.[5]

Но даже хорошие инструменты планирования и контроля выполнения задач зачастую используются не централизовано во всей организации, а, как правило, локально, отдельными сотрудниками. Происходит это потому, что организации не всегда удается приобрести дорогостоящие серверные лицензии, вложить немалые суммы в аппаратные средства, нанять штат системных администраторов и обучить всех сотрудников. В результате такого децентрализованного подхода кто-то из сотрудников работает хорошо, а кто-то, как может, с постоянными срывами сроков и некачественным выполнением поручений.

Проектируемая система позволит выполнять контроль исполнения поручений, что даст возможность осуществлять контроль исполнения планов отдельно для каждого подчиненного либо сразу для одного или нескольких подразделений предприятия. Разработанное программное обеспечение будет обладать расширенной функциональностью и позволит контролировать исполнение поручений, определять ответственного исполнителя и контролирующего сотрудника, устанавливать сроки отчетности по задачам, систематизировать и управлять всем комплексом информации в системе. Таким образом, разработанная система планирования рабочего времени сотрудников предприятия будет эффективным инструментом, позволяющим решать целый ряд управленческих задач с минимальными затратами временного ресурса.

Помимо контроля исполнения поручений система будет также осуществлять управление задачами, что предполагает создание единой информационной структуры, функциональность которой позволяет не только назначать исполнителей для тех или иных решений либо поручений, но и контролировать процесс их работы. Как показывает практика, внутрифирменный контроль повышает оперативность исполнения назначенных задач, улучшает дисциплину на предприятии и позволяет получать точную информацию об эффективности труда того или иного сотрудника.

Проектируемая система управления задачами становится незаменимым инструментом в управленческой деятельности, не только оптимизируя течение стандартных процессов, но и повышая эффективность использования управленческого ресурса.

После определения основных требований к системе планирования рабочего времени сотрудников предприятия средствами необходимо провести анализ бизнес процессов.[6]

3.2 Анализ бизнес-процессов

В процессе анализа строятся модель информационных потребностей (диаграмма «сущность-связь»), диаграмма функциональной иерархии (на основе функциональной декомпозиции ИС), матрица перекрестных ссылок и диаграмма потоков данных.

На этапе проектирования разрабатывается подробная архитектура ИС, проектируется схема реляционной БД и программные модули, устанавливаются перекрестные ссылки между компонентами ИС для анализа их взаимного влияния и контроля за изменениями[7]. Для выполнения построения диаграмм воспользуемся методологией Case, BPwin являются наиболее популярными сase-средствами. BPwin поддерживает три методологии моделирования: функциональное моделирование (IDEF0), описание бизнес-процессов (IDEF3), диаграммы потоков данных (DFD).

В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой, обмениваясь информационными и материальными потоками с помощью людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой работой. С помощью функционального моделирования можно провести системный анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах или функциях, на показателях их правильного выполнения, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах.[8]

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя. Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные-в виде стрелок. Стрелки могут быть нескольких типов: вход, выход, управление и механизм.

Для связи работ между собой используются внутренние стрелки, то есть стрелки, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и кончаются у другой работы.

После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. На рисунке 3.1 представлена декомпозиция процесса работы системы планирования рабочего времени сотрудников предприятия.[9]


Рисунок 3.1 – Диаграмма декомпозиции проектируемой системы

На представленном рисунке видна общая концепция проектируемой системы. Определим ее основные принципы. В процессе работы у заказчиков возникают проблемы связанные с различными организационно-техническими мероприятиями. Проблемы могут носить различный характер, это может быть некорректные действия пользователя, сбой системы, неверная проводка репликации. Заказчик формирует заявку на проведение мероприятия или задачу. К начальнику отдела приходят все заявки заказчиков (централизованное управление отделом). Начальник отдела получает задание и анализирует его. После этого начальник отдела составляет план мероприятий для решения данной заявки и распределяет задание между сотрудниками отдела. Сотрудники отдела выполняют задания. Результатом деятельности начальника отдела есть план мероприятий отдела. Результатом деятельности сотрудника отдела выполнение заявки. Система планирования и контроля выполнения рабочего графика сотрудника предприятия будет содержать следующие роли.

На основании представленной концепции и определения ролей системы в дальнейшем будем проектировать подсистемы для интеллектуальной системы планирования и контроля выполнения организационно-технических мероприятий. На рисунке 3.2 представлена диаграмма декомпозиции для объекта «Заказчики».


Рисунок 3.2 – Диаграмма декомпозиции «Заказчики»

После этого сообщение помещается в монитор проблем. Для дальнейшего мониторинга за состоянием проблемы, с возможностью постоянного наблюдения с целью выявления его соответствия желаемому результату. При просмотре монитора проблем автор задания, может просматривать, в каком статусе находится, созданная им проблема: рассматривается, завершена, не завершена, на подтверждении и т.п. (более подробно о состояниях рассмотрим ниже). После выполнения задания и устранения проблемы из отдела заказчику приходит оповещение о завершении, с целью ознакомления автора с изменением и соответствующим подтверждением. Если пользователя, что-то не устраивает в исполнении или проблема не была устранена, то он не подтверждает выполнение этого задания, и оно отсылается для повторного выполнения в отдел предприятия. Если пользователя все устраивает и проблема была решена, то он присваивает этой проблеме статус «Выполнен» и проблема закрывается. Начальник отдела выполняет следующие функции. Осуществляет руководство разработкой и внедрением проектов совершенствования управления производством на основе использования совокупности современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Организует проведение исследований системы управления, порядка и методов планирования и регулирования производства с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим, а также изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления предприятия и его подразделений. Обеспечивает подготовку планов проектирования и контроль за их выполнением, постановку задач, их алгоритмизацию, увязку организационного и технического обеспечения всех подсистем ИС, создание и внедрение типовых блоков. Организует работу по совершенствованию документооборота на предприятии (определение входных и выходных документов, порядка их ввода и вывода, приема и переформирования, передачи по каналам связи, оптимизации документов, рационализации содержания и построения документов, удовлетворяющих требованиям ИС и удобствам для работы соответствующих исполнителей), проектированию технологических схем обработки информации при помощи средств вычислительной техники.

Изучив функциональные обязанности руководителя отдела АСУП, сформируем требования к руководителю проектируемой системы. На рисунке 3.3 представлен принцип работы начальника отдела с помощью диаграмм потоков.


Рисунок 3.3 – Диаграмма потоков работы начальника отдела

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams – DFD) представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами. Для построения DFD традиционно используются две различные нотации, соответствующие методам Йордона-ДеМарко и Гейна-Сэрсона. Эти нотации незначительно отличаются друг от друга графическим изображением символов.

На рисунке 3.4 представлена декомпозиция процесса «Контактирование с заказчиком». На рисунках отображены основные функции руководителя системы планирования и контроля выполнения организационно-технических мероприятий.


Рисунок 3.4– Диаграмма декомпозиции процесса «Контактирование с заказчиком»

Рисунок 3.5 – Диаграмма декомпозиции «Формирование задачи для сотрудника»

При управлении ролями руководитель имеет возможность создавать новую роль или удалять существующую. В проектируемой системе планирования и контроля выполнения заданий будет реализованы три типа ролей пользователей: администратор, клиент и исполнитель. Каждая из этих ролей имеет свой определенный функционал, который был описан ранее.

Список источников

  1. Бухалков М.И. Управление персоналом: развитие трудового потенциала: учебное пособие / М.И. Бухалков. – М.: ИНФРА-М, 2005. ? 47с.
  2. Джигирей В. С., Жидецкий М. С. Безопасность жизнедеятельности / М. С. Жидецкий. - Л.: Афиша, 1999 – - 254 С.
  3. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник для ВУЗов / А.П. Егоршин. – 3-е изд. – Н. Новгород: НИМБ, 2007. ? 67с.
  4. Кадры предприятия, их классификация и структура [Электронный ресурс].
  5. Кафидов В. Управление персоналом / В. Кафидов. – Академический Проект, 2003. ? 144 с.
  6. Комисарова Г.А. Управление человеческими ресурсами: учебное пособие / Г.А. Комисарова. – М.: Дело, 2003. ? 45с.
  7. Леоненков А. Самоучитель UML / А. Леоненков. ? СПб.: БХВ-Петербург, 2001.
  8. Пошерстник Н.В. Кадры предприятия / Н.В. Пошерстник. ? М.: Проспект, 2008. ? 488 с.
  9. Мазманова Б.Г. Управление оплатой труда: учебное пособие.