Стародубов Вадим Константинович
КОМПЛЕКСНЫЙ РЕИЖЕНИРИНГ ИНФОРМАЦИОННОЙ КОМПЬЮТЕРНОЙ СИСТЕМЫ ФАКУЛЬТЕТСКОГО УРОВНЯ
Автореферат
План:
Введение
На сегодняшний взаимодействие между деканатом факультета ВТИ и студентами происходит в трех формах:
Бумажная – обмен различными справками заявлениями, формами. Также деканат вывешивает объявления и академическое расписание в бумажной форме.
Личная – Студенты обращаются напрямую к работникам деканата как правило, для получения устных справок и разъяснения.
Цифровая – ведется учет успеваемости, посещения и хранение различной информации о студентах (АСУ «Деканат»)
Фактически, для получения любой нужной информации, а также для доведения ее до конечного слушателя требуется личное присутствие студента в деканате. Это касается расписания занятий , сроков сдачи заявлений, справок, информации о переносе занятий (единовременном, постоянном), заменах преподавателей, аудиторий, отмене занятий в связи с незапланированными событиями, и любой другой информации, связанной с учебным процессом.
Кроме того, бумажная работа не автоматизированна на все 100% . К примеру, расписание для каждой группы пишется вручную, и постоянно исправляется также вручную; аналогично происходит и с расписанием преподавателей на кафедре. Все формы заявлений распространяются в бумажной форме или в виде файла.
Таким образом, автоматизация доступна только в одной области – в системе учета успеваемости АСУ «Деканат».
Целью данной магистерской работы является повышение эффективности работы деканата при увеличении доли автоматизации во взаимодействии между деканатом и студентами.
На сегодняшний день компьютеры проникли во все сферы жизни человека, и для факультета ВТИ это особенно характерно. Также повсеместное развитие получила сеть Интернет.
Исходя из статистики, опубликованной компанией Sputnikmedia.net и украинским порталом bigmir)net [1], нормированная посещаемость сайтов (участвующих в рейтинге портала) с 2007-го года по 2009-й возросла с 210000 посетителей до 450000 посетителей, т.е. в 2 раза.
рис 1. Динамика посещаемости украинских сайтов за период с 2007 по 2009 год
Анимация 8 кадров, задержка 0,35с
Таким образом, наиболее перспективным способом взаимодействия деканата и студента на данный момент является сеть Интернет. На учебный зимний семестр 2008-2009 годов наиболее распространенным методом взаимодействия между студентами и преподавателями была социальная сеть vKontakte.ru и groups.google.com.
Из этого следует, что уровень автоматизированного обмена информацией направленного действия недостаточно высок для реалий современного мира.
Обзор существующих систем
Существующие системы различаются методами управления и возможностями автоматизации.
Устоявшаяся, полностью ручная, до-компьютерная, система управления.
Частично-автоматизированная система, часть задач выполняется при помощи компьютеров.
Максимально автоматизированная система, в соответствии с возможностями учебного заведения.
До-компьютерная система
Все решения распространяются в письменной и устной форме и проходят через всю иерархию факультета прежде чем попасть к студенту.
Контроль посещаемости и оценивания производится в бумажной форме. Следовательно без журнала старосты невозможно узнать количество пропусков студента.
Основное взаимодействие студента и решение большинства вопросов входит в обязанности старосты, передача различных распоряжений, предложений, справок от деканата к студенту и наоборот, аккумулирование контактных и иных данный о студентах [2] [3].
Также студент имеет возможность обратиться лично в деканат для получения личной или служебной информации, и просмотреть объявления и расписание вывешенные рядом с деканатом.
Благодаря многолетней практике данная система стабильно работает, однако работает очень медленно.
Частично-автоматизированная система.
Такая система представляет собой частичную компьютеризацию приведенного выше процесса.
Как правило, это исполняемые приложения, позволяющие упростить обработу работников кафедр и деканатов.
Возможности таких систем рассмотрены на примере системы
по данным, переданным из приемной комиссии, подготовить приказ о зачислении студентов и по распределению поступивших по группам;
ведение личной карточки студентов (анкетные данные);
выдачу аттестационных, зачетно-экзаменационных ведомостей;
ввод оценок, полученных студентами;
перевод с курса на курс;
подготовку документов к выпуску;
выдачу различных отчетов и справок.
Также в рамках данной системы «для каждой специальности существует утвержденный учебный план. Все эти планы сейчас записаны в системе в электронной форме. Структура учебных планов максимально приближена к бумажному варианту.
Учебный план содержит информацию о предметах, которые должны изучаться в определенных семестрах. Из любого учебного плана автоматически можно получить рабочий план на любой семестр. Любой учебный или рабочий план можно распечатать. Есть возможность отслеживать учебу студентов по индивидуальным рабочим планам.»
«Система позволяет автоматизировать выдачу отчетность формы 3НК, отчетность по движению студентов за определенный период времени, статистические сведения о студентах и т.д.». [4]
Такая форма автоматизации также присутствует во многих других учебных заведениях, включая ДонНТУ.
Однако данные системы по-прежнему локальны, т.е. не имеют интерфейса со студентом и не имеющими права редактировать работниками. В системе [4] имеется только «версия данной системы с возможностью просматривать любую информацию без права ее изменять.». Причем это отдельная версия, а не комплексное решение.
Частично взаимодействие со студенческим составом реализованно в системе представленной фирмой ООО «МКР» [5]
«Студенты из предоставляемых системой блоков выбирают необходимое количество дисциплин через Internet»
Также данная система позволяет выводить расписание на сайте факультета [6] Данная разработка используется во многих российских и украинских ВУЗах.
Максимально автоматизированная система
Система, с максимально возможным применением современных технологий в управлении учебным заведением и факультетом.
Хорошим примером такой системы является система управления ВУЗом, примененная в Университете штата Огайо(Ohio State University) [7].
Данная система является комплексным решением управления в целом. Она практически полностью исключает бумажную работу.
Центральное место в системе занимает регистр.
«Регистр – ядро информационной системы университета. В нем хранятся основные установочные данные о всех студентах и всех читаемых курсах, отслеживаются связи между студентами и курсами, накапливаются оценки по всем предметам на экзаменах. Согласно официальному проспекту, основные функции Регистра состоят в следующем:
Сбор и сохранение информации об образовательных программах, включая процессы, связанные с регистрацией на курсах (списки студентов на курсах, списки предлагаемых курсов, экзаменационные оценки, расписания занятий, проверка правильности данных).
Обобщение данных на основании имеющихся записей о контингенте студентов, составление официальных документов (полумесячных отчетов, академических справок, подтверждений).
Определение суммы платы за обучение.
Оценка возможности и обеспечение процедуры перевода кредитов для студентов, поступающих их других вузов.
Составление официальных ответов на запросы относительно студентов и образовательных программ, обслуживание должностных лиц в части доступа к информации об успеваемости
Координация ресурсов, которые используются совместно различными подразделениями (например, общеуниверситетских аудиторий и иных общественных мест).
Поддержка различных систем общенационального и университетского тестирования (например, ACT, GRE, SAT, EM, Вводное тестирование).
Оптимизация использования учебных ресурсов, доступных студентам.
Обеспечение необходимых услуг в Office of Undergraduate Studies и Office of Academic
Affairs (электронная почта, обработка изображений, документооборот и т.п.).»[7]
В соответствии с тематикой данной работы особое внимание стоит обратить на следующие возможности данного подхода и компьютерной системы, связанной с ним:
На основе индивидуального учебного плана каждому студенту составляется индивидуальное расписание занятий, а каждому преподавателю – список студентов (roster), которые записались на его курс. Все эти сведения доступны через университетский Web-сайт
Все дидактические материалы, связанные с курсом, размещаются лектором в Интернете. [8]
Каждый студент может посмотреть и распечатать текущее состояние своей успеваемости и историю своего обучения в университете по интернету, войдя в систему под соответствующим паролем.
Абитуриенты могут подавать заявления заочно - обычной почтой, электронной почтой, либо по интернету on-line, заполнив регистрационную форму на университетском сайте (примерно 60% заявлений поступает по интернету).
Информационные базы Регистра доступны из всех подразделений университета по специализированному интерфейсу, а также из интернета через Web-интерфейс
Экзаменационные оценки проставляются самим преподавателем в режиме on-line, при этом информационная система показывает ему список студентов (roster), зарегистрировавшихся на данном курсе. Зачетных книжек, экзаменационных ведомостей и кафедральных экзаменационных книг нет.
Развитие системы управления факультетом в рамках ВТИ
Управление факультетом ВТИ организованно по пути частичной автоматизации.
Т.е. во внутреннем доступе (только с факультетских компьютеров и только для работников факультета) существует система АСУ «Деканат», разработанная и внедренная силами университета.
Данная система выполняет:
Учет успеваимости и пропусков
Печать дополнений к диплому
Вывод полных списков групп
Вывод информации о каждом студенте
Выдачу разрешений на сдачу академический задолженностей
Получение информации о учебном плане.
Эта система облегчает работу сотрудникам деканата, но не дает достаточный уровень автоматизации для преподавателей и студентов. В частности отсутствует динамическое расписание занятий. Информация о событиях, связанных с графиками учебного процесса, вывешивается в виде объявлений на стендах. Примеры такой информации:
Графики защит курсовых
Планы сдачи лабораторных работ, индивидуальных заданий.
Консультации преподавателей
Сроки сдачи различных справок и писем.
Сроки сдачи и наличие необходимых работ в семестре, к примеру НИРС.
Сроки сдачи и прохождения различных видов практик.
Все материалы, связанные с учебным процессом, распространяются лично преподавателями, а не через специальный ресурс.
Таком образом, система управления факультетом имеет вполне функционирующую автоматизированную внутреннюю систему, но при этом полностью отсутствует интерфейс с преподавателями, студентами и между преподавателями и студентами.
Именно этот интерфейс разрабатывается в рамках данной магистерский работы.
Для достижения наибольшего эффекта данный интерфейс должен быть максимально прозрачным и доступным из любого места, без необходимости установки специального программного обеспечения.
Наиболее эффективным образом его можно организовать в виде Web-портала факультета, который выполняет следующие функции:
Вывод динамического расписания. (Все изменения в расписании оперативно отображаются на сайте). При этом возможен вывод как по академическим группам и преподавателям, так и по аудиториям. Также отображается наличие единоразовых переносов занятий и наложение на выбранное расписание консультаций выбранных преподавателей и иных важных событий на факультета.
Аккумулирование личной информации о студентах, обязательной(контактные данные) и которую они считают нужной предоставить(участие в различных мероприятиях, олимпиадах и так далее). Также возможны списки вариантов для студента по различным дисциплинам.
Файловый архив с материалами, связанными с образовательным процессом. Методические указания, варианты индивидуальных заданий. Все файлы связаны с дисциплиной, преподавателем, также возможны иные связи. Добавление материалов осуществляется как преподавателем, так и студентом.
Новостная лента событий на факультете и объявления. Данные записи также связанны с различными объектами и могут фильтроваться в зависимости от пользователя и его требований.
Инструменты для сбора различной статистики студентов, и вывода резюме конкретного студента на основе успеваемости и предоставленных личных данных. Инструменты предназначены для уполномоченных представителей факультета.
Формирование писем, справок, заявлений, необходимых для сдачи в деканат или за его пределы. Для упрощения распространения типовых документов среди студентов.
Авторизация на сайте происходит стандартным путем через логин и пароль. А регистрация требует подтверждение какой-либо личной информации, известной только студенту и деканату, или личным обращением в деканат.
В дальнейшем возможна интеграция базы данных АСУ «Деканат» или частичная репликация ее для получения доступа студента к своей служебной информации (экзаменационные оценки за всю историю обучения и пропуски, наличие оплаты), для своевременного решения проблем связанных с этими областями учебного процесса.
Объект исследования
В рамках исследований магистерской работы планируется проведение сравнительных анализов эффективности, ресурсоемкости, и сложности разработки и внедрения нескольких возможных вариантов взаимодействия между деканатом, студентами и преподавателями:
Устоявшаяся система, с необходимостью личного присутствия
Частично автоматизированная система. Статический cайт с примерами необходимых бумаг, расписанием, сроками сдачи и так далее
Использование возможностей социальных сетей и других доступных Интернет ресурсов.
Разработка информационной системы факультета с динамическим расписанием, активными формами заявлений и писем, регистрацией и выводом наиболее важных событий на ближайшее время(семестр) в зависимости от принадлежности пользователя к определенной группе, также с возможностью сбора статистики по пользователям.
Выводы
Информационные компьютерные системы факультетского ровня являются актуальным направлением компьютеризации университета
Существующие системы охватывают не все стороны деятельности факультета и зачастую построены на устаревших технологиях
Выработаны требования к системе управления на примере факультета ВТИ
Составлена методика реализации такой системы на базе передовых технологий JavaScript Ajax, PHP, MySQL, Apache.
Литература
- Нормированная посещаемость украинских сайтов. - Портал bigmir)net (http://index.bigmir.net/)
- Положение о старосте студенческой учебной группы. - г.Таганрог, Технологический институт Южного федерального университета - 2007 (http://studprof.tsure.ru/documents/starosta/)
- Положение о старосте. - Алтайский государственный университет, 2001 (http://www2.asu.ru/students/liga/documents/starosta.ru.shtml)
- Архитектура и принципы построения интегрированной информационной системы управления учебным процессом КГТУ им.А.Н.Туполева.(http://cnitrt.kai.ru/portfolio/it_razrabotki/dekanat)
- Презентация учебного модуля АСУ ВУЗ. - ООО "МКР" (http://www.mkr.org.ua/index.php?mnu=93)
- Портал Экономического факультета МГУ.(http://cacs.econ.msu.ru/)
- Гладких Б.А., Управление учебным процессом в вузе в условиях перехода на международные стандарты высшего образования.Опыт Университета штата Огайо - IREX, 2004 (http://www.irex.org/programs/uasp/CaseStudies/04/FGladkikh.pdf)
- Kinard James C., INTRODUCTION TO MANAGEMENT ACCOUNTI.
- Полянский Ю. А., Назначение и цель создания АСУ "Деканат - Собщество студентов и преподавателей (http://www.np.vspu.ac.ru/show.php?t=1&id=54&st=4)
- Ситников А.А., Ситников А.Г., Плутенко А.Д., Использование технологий WWW в образовании, учебно-информационная сеть ВУЗа. - Новосибирский государстенный университет (http://www.nsu.ru/archive/conf/nit/97/c3/node8.html)